Gesetzliche kassen fordern kontoauszüge : 12 monate blick ins konto, 5 klare regeln – was heißt das?

Viele Selbstzahler erhalten Post von ihrer Kasse. Plötzlich geht es um Belege, Zahlen und Fristen – und um Geld.

Mehrere gesetzliche Krankenkassen bitten derzeit um zusätzliche Nachweise, teils sogar um Kontoauszüge. Wer freiwillig versichert ist, fragt sich: Muss ich das vorlegen, und wenn ja, wie weit darf die Kasse gehen?

Wie die kasse jetzt vorgeht

Die Beiträge richten sich nach den beitragspflichtigen Einnahmen. Das steht in den Beitragsverfahrensgrundsätzen für Selbstzahler. Die Kasse darf die Belege wählen, mit denen sie diese Einnahmen feststellt. Das nennt sich pflichtgemäßes Ermessen nach § 21 SGB X. Dieses Ermessen braucht eine nachvollziehbare Begründung und ein klares Ziel: die korrekte Beitragsberechnung.

Für freiwillig Versicherte gelten dabei klare Leitplanken. Der Einkommensteuerbescheid ist der Standardnachweis für Arbeitseinkommen sowie Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung. Für Arbeitsentgelt dienen Entgeltbescheinigungen. Bei Renten genügen ein aktueller Rentenbescheid, eine Anpassungsmitteilung oder ein Kontoauszug, der die laufende Höhe zeigt.

Bankauszüge darf die Kasse verlangen, wenn sie zur Feststellung beitragspflichtiger Einnahmen nötig sind. Sie muss den Zweck benennen.

Die Kasse muss Einnahmen regelmäßig prüfen, spätestens nach einem Jahr. Sie darf also Wiederholungsbelege anfordern. Wer bereits einen aktuellen Steuerbescheid eingereicht hat, kann eine Erklärung verlangen, warum dieser im konkreten Fall nicht ausreichen soll.

Welche nachweise zählen

Nicht jeder Beleg eignet sich für jede Einnahmeart. Diese Übersicht hilft bei der Einordnung:

Einnahmeart	Geeigneter Nachweis	Besonderheiten
Arbeitseinkommen (selbstständig)	Einkommensteuerbescheid	Standardbeleg für die Kassen-Einstufung
Vermietung und Verpachtung	Einkommensteuerbescheid	Erfasst beitragspflichtige Überschüsse
Arbeitsentgelt, Dienstbezüge	Entgelt- oder Besoldungsbescheinigung	Lohnabrechnung oder Bescheinigung des Arbeitgebers
Abfindungen, Entschädigungen	Verträge, Vereinbarungen, Sozialpläne	Relevanz abhängig von Art und Zeitpunkt der Zahlung
Renten, Versorgungsbezüge	Rentenbescheid, Anpassungsmitteilung oder Kontoauszug	Kontoauszug zulässig, wenn er die aktuelle Höhe zeigt
Kapitalerträge	Einkommensteuerbescheid	Kontoauszug ist oft lückenhaft und wenig aussagekräftig

Familien mitversichert

Für nach § 10 SGB V mitversicherte Familienangehörige fallen keine Beiträge an. Einstufungen nach Familienstand oder Kinderzahl sind ausgeschlossen. Die Kasse darf also wegen der Anzahl der Mitversicherten keinen Aufschlag berechnen.

Wann kontoauszüge verlangt werden

Kassen greifen zu Kontoauszügen, wenn andere Belege fehlen oder veraltet sind. Das betrifft vor allem laufende Renten ohne aktuellen Bescheid. Teilweise fordern Kassen mehrere Monate, in Einzelfällen bis zu zwölf Monate. Ziel bleibt die Abbildung der aktuellen wirtschaftlichen Lage, nicht die vollständige Durchleuchtung des privaten Zahlungsverkehrs.

Wer einen aktuellen Steuerbescheid vorlegt, kann verlangen, dass die Kasse erklärt, warum sie zusätzlich Kontoauszüge braucht.

Ein Kontoauszug taugt nicht für jede Einnahme. Kapitalerträge erscheinen oft nur als Nettobetrag oder gar nicht. Auch Einmalzahlungen lassen sich ohne Zusatzdokumente kaum richtig zuordnen. Deshalb bleibt der Steuerbescheid das zentrale Dokument für die meisten Einkünfte.

So reagieren sie richtig

• Prüfen Sie das Schreiben: Welche Einnahmen will die Kasse belegen, für welchen Zeitraum und mit welcher Frist.
• Vergleichen Sie mit bereits eingereichten Belegen: Liegt ein aktueller Steuerbescheid vor, verweisen Sie darauf.
• Fordern Sie eine Begründung: Wozu genau braucht die Kasse Kontoauszüge, und welche Buchungen sind relevant.
• Reichen Sie nur das Erforderliche ein: Beschränken Sie den Zeitraum und die Seiten auf die geforderten Einnahmen.
• Schwärzen Sie sensible Angaben: Nicht relevante Verwendungen, interne Vermerke, Kontostände ohne Bezug zur Einnahme.
• Nutzen Sie Kopien oder PDFs: Keine Originale versenden, Eingangsbestätigung verlangen.
• Fristen im Blick behalten: Um Verlängerung bitten, wenn Unterlagen fehlen oder Nachfragen offen sind.

Schwärzen erlaubt

Sie dürfen Kontoauszüge schwärzen, wenn Informationen für die Beitragsprüfung nicht benötigt werden. Das betrifft etwa Verwendungszwecke rein privater Ausgaben, interne Referenzen, Drittpersonendaten und Kontostände ohne Bezug. Nicht schwärzen sollten Sie Zahlungseingänge, die beitragspflichtige Einnahmen belegen, sowie Datum und Betrag dieser Buchungen.

Reduzieren Sie die Einreichung auf das, was für die Beitragsfestsetzung nötig ist. Das schützt Ihre Daten und beschleunigt die Prüfung.

Rechtsrahmen kurz erklärt

Nach den Beitragsverfahrensgrundsätzen für Selbstzahler bemisst die Kasse die Beiträge nach der gesamten wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit. § 21 SGB X regelt das pflichtgemäße Ermessen. Die Kasse darf Beweismittel wählen, muss die Entscheidung aber begründen. Zusätzlich verlangt der Verfahrenskatalog einen aktuellen Nachweis über Einnahmen, die keine andere Stelle meldet. Regelmäßige Überprüfungen sind vorgesehen, spätestens nach einem Jahr.

Daraus folgt: Kontoauszüge sind kein Standard für alle Fälle, aber ein zulässiges Mittel, wenn sie die aktuelle Höhe laufender Einnahmen belegen oder eine Lücke schließen. Der Steuerbescheid bleibt die erste Anlaufstelle für die meisten Einkünftearten.

Was das für ihren beitrag bedeutet

Die Kasse fasst beitragspflichtige Einnahmen zusammen und wendet darauf die Beitragssätze an, begrenzt durch die Beitragsbemessungsgrenze. Für freiwillig Versicherte zählen dabei mehrere Quellen: Gewinne aus Selbstständigkeit, Mieteinkünfte, Versorgungsbezüge und bestimmte Einmalzahlungen. Arbeitsentgelt fließt mit, wenn keine Pflichtversicherung besteht.

Bei unklarer Datenlage stuft die Kasse vorläufig ein. Später korrigiert sie, sobald verlässliche Belege vorliegen. Das kann Nachzahlungen oder Erstattungen auslösen. Wer seine Unterlagen zeitnah aktualisiert, senkt das Risiko von Aufschlägen, Zinsen und Streit.

Praktische beispiele

Sie beziehen eine Rente und haben noch keinen neuen Rentenbescheid nach einer Anpassung? Ein aktueller Kontoauszug mit der monatlichen Rentenhöhe reicht. Sie sind selbstständig, der letzte Steuerbescheid ist älter? Eine vorläufige Einstufung ist möglich, die Kasse kann Zwischenbelege verlangen, bis der neue Bescheid vorliegt.

Typische fehler vermeiden

• Komplette Auszugspakete schicken, obwohl nur zwei Buchungen relevant sind.
• Beträge schwärzen, die die geforderten Einnahmen belegen sollen.
• Fristen verstreichen lassen, statt kurz eine Verlängerung zu beantragen.
• Unbelegte Eigenangaben machen, obwohl ein einfacher Beleg existiert.

Was sie zusätzlich klären können

Fragen Sie nach der Rechtsgrundlage im Schreiben. Bitten Sie um die genaue Benennung der beitragspflichtigen Einnahmen, um den angefragten Zeitraum und um eine Liste der akzeptierten Alternativnachweise. Erkundigen Sie sich, wie lange die Kasse Kopien aufbewahrt und wann sie die Unterlagen wieder löscht. So behalten Sie die Kontrolle über Umfang und Zweck der Datenweitergabe.

Wer schwankende Einnahmen hat, kann mit der Kasse eine pragmatische Lösung besprechen: vorläufige Einstufung mit späterer Endabrechnung, zeitnahe Nachweise bei Änderung, klare Stichtage. Das verhindert hohe Einmalnachzahlungen und verteilt Anpassungen planbar über das Jahr.

Fragen stellen, Zweck klären, Zeitraum begrenzen, nur Relevantes einreichen: So sichern Sie Beiträge und Privatsphäre.